User Manual — AEO Indonesia Online

Silakan lakukan pengecekan ulang informasi yang sudah Anda masukkan.

Jika ada yang perlu diperbaiki, Anda dapat mengeditnya sebelum melanjutkan dengan klik tombol Sunting Informasi Umum di bagian pojok kanan atas.

Setelah itu, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Alamat].

Penjelasan Fitur: Menginput letak geografis lokasi operasional perusahaan (Pusat, Cabang, Pabrik, Gudang, Lainnya (Depo Kontainer, Tempat Penyimpanan Truk, dll)).

• Anda dapat menambahkan lebih dari satu alamat jika perusahaan Anda memiliki beberapa lokasi operasional. *Silakan masukkan seluruh alamat baik milik sendiri, sewa, atau skema lainnya jika tempat tersebut merupakan tempat yang terkait aktivitas impor atau ekspor.
• Klik tombol Tambah Alamat untuk menambahkan alamat baru.
• Tipe Alamat: Pilih dari *dropdown* (Kantor Pusat, Kantor Cabang, Pabrik, Gudang, Lainnya). *Jangan tambahkan alamat yang sama, misalnya jika alamat Pabrik dan Kantor Pusat sama cukup input salah satu saja.
• Jalan: Ketik Nama Jalan dan Nomor Bangunan beserta RT/RW jika ada sesuai data pada OSS. *Contoh benar: Jalan Merdeka Nomor 11, RT 001 RW 012.
• Desa: Ketik Nama Desa/Kelurahan sesuai data pada OSS. *Jangan tambahkan kata Desa atau Kelurahan di depan Nama Desa/Kelurahan, contoh benar: Cibadak, bukan Desa Cibadak.
• Kecamatan: Ketik Nama Kecamatan sesuai data pada OSS. *Jangan tambahkan kata Kecamatan di depan Nama Kecamatan, contoh benar: Coblong, bukan Kecamatan Coblong.
• Kabupaten: Ketik Nama Kabupaten/Kota sesuai data pada OSS. *Jangan tambahkan kata Kabupaten atau Kota di depan Nama Kabupaten/Kota, contoh benar: Bandung, bukan Kab. Bandung.
• Provinsi: Ketik Nama Provinsi sesuai data pada OSS. *Jangan tambahkan kata Provinsi atau Prov di depan Nama Provinsi, contoh benar: Jawa Barat, bukan Prov. Jawa Barat.
• Status Kepemilikan: Pilih dari *dropdown* (Milik Sendiri, Sewa, Lainnya).
• Kantor Bea Cukai: Pilih dari *dropdown* Kantor Bea Cukai Pengawas sesuai lokasi alamat yang telah dimasukkan.
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan alamat yang telah dimasukkan.
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk menambahkan alamat lainnya.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh alamat, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Tipe Operator].

Penjelasan Fitur: Menentukan jenis kegiatan kepabeanan utama yang dijalankan oleh perusahaan Anda.

• Anda dapat menambahkan lebih dari satu operator ekonomi jika perusahaan Anda memiliki beberapa jenis kegiatan kepabeanan utama yang dijalankan.
• Klik tombol Tambah Operator untuk menambahkan operator baru.
• Jenis Operator: Pilih dari *dropdown* (Manufaktur, Importir, Eksportir, PPJK, Pengangkut, Pergudangan, dll).
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan operator yang telah dimasukkan.
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk menambahkan operator lainnya.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh operator, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Fasilitas Terdaftar].

Penjelasan Fitur: Mendata seluruh fasilitas kepabeanan yang saat ini dimiliki dan dinikmati oleh perusahaan. *Jika tidak ada, bisa dikosongkan.

• Klik tombol Tambah Fasilitas Terdaftar untuk menambahkan tipe fasilitas baru.
• Tipe Fasilitas: Pilih dari *dropdown* (Gudang Berikat, Kawasan Berikat, KITE, MITA, dll).
• Nama & Nomor: Masukkan nama dan nomor Surat Keputusan.
• Tanggal: Pilih tanggal penerbitan Surat Keputusan.
• Berlaku Sampai: Pilih tanggal kadaluarsa Surat Keputusan. *Dapat dikosongkan.
• Ministry/Institution: Masukkan nama lembaga atau kementerian yang memberikan fasilitas.
• Eselon I: Masukkan nama Eselon I yang memberikan fasilitas.
• Eselon II: Masukkan nama Eselon II yang memberikan fasilitas.
• Apa aktif?: Pilih "Ya" jika fasilitas masih aktif dan dinikmati perusahaan, pilih "Tidak" jika fasilitas sudah tidak aktif atau tidak lagi dinikmati perusahaan.
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan fasilitas yang telah dimasukkan.
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk menambahkan fasilitas lainnya.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh fasilitas, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Perizinan Terdaftar].

Penjelasan Fitur: Mendata seluruh perizinan perdagangan yang saat ini dimiliki oleh perusahaan. *Jika tidak ada, bisa dikosongkan.

• Klik tombol Tambah Perizinan Terdaftar untuk menambahkan tipe perizinan baru.
• Tipe Perizinan: Pilih dari *dropdown* (Perizinan Impor, Perizinan Ekspor, SNI, dll).
• Nama & Nomor: Masukkan nama dan nomor Surat Keputusan.
• Tanggal: Pilih tanggal penerbitan Surat Keputusan.
• Berlaku Sampai: Pilih tanggal kadaluarsa Surat Keputusan. *Dapat dikosongkan.
• Ministry/Institution: Masukkan nama lembaga atau kementerian yang memberikan perizinan.
• Eselon I: Masukkan nama Eselon I yang memberikan perizinan.
• Eselon II: Masukkan nama Eselon II yang memberikan perizinan.
• Apa aktif?: Pilih "Ya" jika perizinan masih aktif dan dinikmati perusahaan, pilih "Tidak" jika perizinan sudah tidak aktif atau tidak lagi dinikmati perusahaan.
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan perizinan yang telah dimasukkan.
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk menambahkan perizinan lainnya.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh perizinan, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Kantor Bea Cukai].

Penjelasan Fitur: Memilih KPU/KPPBC tempat perusahaan melakukan aktivitas kepabeanan (impor dan ekspor), Kantor Pabean yang mengawasi lokasi perusahaan tempat melakukan kegiatan usahanya, Kantor Pabean yang memberikan fasilitas kepabeanan.

• Klik tombol Tambah Kantor Bea Cukai untuk menambahkan Kantor Pabean baru.
• Pilih nama perusahaan Anda.
• Pilih KPPBC Pembina: Cari dan pilih dari *dropdown* (contoh: KPU Tanjung Priok, KPPBC Cikarang).
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan Kantor Pabean yang telah diinput.
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk menambahkan Kantor Pabean lainnya.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh Kantor Pabean, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Penanggung Jawab].

Penjelasan Fitur: Mendaftarkan Dewan Direksi & Manajer AEO yang bertanggung jawab atas program AEO di perusahaan.

• Klik tombol Tambah Dewan Direksi/Manajer AEO untuk menambahkan Penanggung Jawab baru.
• Masukkan Nomor Identitas (NIK/NPWP/Passport). *Jika tidak ada, isi dengan "-".
• Masukkan Nama, Email, Nomor Telepon (format: +62123456789, dengan +62 untuk Indonesia), dan Jabatan Dewan Direksi & Manajer AEO.
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan Dewan Direksi/Manajer AEO yang telah diinput.
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk menambahkan Dewan Direksi/Manajer AEO lainnya.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh Dewan Direksi/Manajer AEO, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Laporan Keuangan Audited].

Penjelasan Fitur: Mengunggah riwayat finansial perusahaan melalui hasil audit akuntan publik. *Wajib mencantumkan laporan keuangan dua tahun terakhir.

• Klik tombol Tambah Laporan Keuangan Audited untuk menambahkan laporan keuangan baru.
• Untuk Periode Berakhir: Masukkan tanggal berakhir periode laporan keuangan.
• Nama KAP: Ketik nama Kantor Akuntan Publik yang melakukan audit.
• Opini Auditor: Pilih dari *dropdown* (Wajar Tanpa Pengecualian - WTP, Wajar Dengan Pengecualian - WDP, dll).
• Data Laporan Keuangan: Agar mengisikan semua data laporan keuangan yang tersedia (Lihat Laporan Laba Rugi dan Neraca Keuangan pada Laporan Keuangan Audited).
• Upload Laporan Keuangan: Unggah file PDF laporan keuangan yang sudah diaudit. Pastikan file yang diunggah jelas dan lengkap.
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan laporan keuangan yang telah diinput.
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk menambahkan laporan keuangan lainnya.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh laporan keuangan, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Dokumen Permohonan].

Penjelasan Fitur: Wadah untuk mengunggah surat permohonan dan dokumen kelengkapan pengajuan permohonan AEO.

• Anda dapat menggunakan beberapa template yang tersedia seperti: Surat Permohonan, Surat Pernyataan, Informasi Umum dan Formulir Isian Mandiri.*Pastikan seluruh dokumen tersebut ditandatangani oleh Direktur perusahaan Anda. [Download Template Surat]
• Klik tombol + Tambahkan Dokumen untuk menambahkan dokumen permohonan dan kelengkapannya.
• Nomor: Isi dengan nomor dokumen.
• Tanggal: Isi dengan tanggal dokumen dibuat.
• Tentang: Isi dengan perihal/judul dokumen yang diunggah.
• Informasi Tambahan: Isi dengan informasi tambahan yang relevan dengan dokumen tersebut.
• Dokumen: Unggah file PDF dokumen yang sudah dilengkapi. Pastikan file yang diunggah jelas dan lengkap. (Max: 5Mb)
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan dokumen permohonan yang telah diinput.
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk melengkapi dokumen permohonan dan pendukungnya sesuai jenis PERSYARATAN yang tercantum pada kolom pertama tabel Dokumen Permohonan.
• *Pasca Pengajuan. Dalam hal terdapat REKOMENDASI pada kolom ketiga, silakan klik tombol untuk merespon rekomendasi tersebut dengan mengunggah dokumen tambahan atau memberikan penjelasan yang diperlukan.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh dokumen permohonan, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Kondisi & Persyaratan].

Penjelasan Fitur: Modul *self-assessment* untuk memvalidasi pemenuhan tujuh kondisi dan persyaratan (kriteria AEO).

• Anda dapat menavigasikan kriteria 1 s.d. 7 pada Tab Kriteria (Kepatuhan terhadap ..., Sistem pengelolaan ..., dll) di header tabel Kondisi dan Persyaratan ini.
• Jawab seluruh pertanyaan dengan mengunggah dokumen (berupa SOP, IK, Policy, Surat, Denah, Foto, dll) dan memberikan penjelasan yang diperlukan sesuai panduan di bawah ini:

• Klik tombol + Tambah Dokumen untuk menambahkan dokumen pemenuhan kriteria AEO.
• Anda akan diminta memilih tiga opsi yaitu:
  • Perusahaan tidak memiliki dokumentasi terkait.
  • Pilih dari dokumen yang telah diunggah sebelumnya.
  • Unggah dokumen baru disini.
• Kami merekomendasikan untuk mengungah seluruh dokumen terkait yang dimiliki perusahaan untuk menjawab seluruh pertanyaan yang tercantum pada kolom pertama tabel Kondisi & Persyaratan.
• Centang " Unggah dokumen baru disini." jika Anda ingin mengunggah dokumen yang belum pernah diunggah sebelumnya.
• Nomor: Isi dengan nomor dokumen.
• Tanggal: Isi dengan tanggal dokumen dibuat.
• Tentang: Isi dengan perihal/judul dokumen yang diunggah.
• Informasi Tambahan: Ketik ringkasan isi bagaimana dokumen yang yang diunggah dapat menjawab pertanyaan pemenuhan kriteria tersebut.
• Dokumen: Unggah dokumen (berupa SOP, IK, Policy, Surat, Denah, Foto, dll) yang relevan untuk menjawab pertanyaan kriteria.
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan dokumen yang telah diinput.
• Centang " Pilih dari dokumen yang telah diunggah sebelumnya." jika dokumen tersebut sudah cukup untuk menjawab pertanyaan kriteria AEO lain yang relevan.
• Jika memang tidak ada dokumen, centang " Perusahaan tidak memiliki dokumentasi terkait.".
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk menambahkan dokumen lainnya sesuai dengan seluruh pertanyaan yang tercantum pada kolom pertama tabel Kondisi & Persyaratan.
• *Pasca Pengajuan. Dalam hal terdapat REKOMENDASI pada kolom ketiga, silakan klik tombol untuk merespon rekomendasi tersebut dengan mengunggah dokumen tambahan atau memberikan penjelasan yang diperlukan.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh dokumen, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Informasi Tambahan].

Penjelasan Fitur: Area untuk menambahkan informasi tambahan yang relevan dengan permohonan AEO.

• Klik tombol + Tambah Informasi Tambahan untuk menambahkan informasi yang diminta sesuai kolom pertama tabel Informasi Tambahan.
• Awal Periode dan Akhir Periode: Isi tanggal mulai dan berakhir periode informasi tambahan. (Default: 1 Jan s.d. 31 Des tahun lalu)
• Negara: Pilih negara asal informasi tambahan.
• Persentase: Isi persentase dari total keseluruhan jenis informasi yang diminta dalam periode tersebut.
• Kuantitas: Isi kuantitas jenis informasi yang diminta dalam periode tersebut.
• Kode HS: Isi kode Harmonisasi Secara Internasional (HS) untuk jenis informasi yang diminta.
• Deskripsi: Isi deskripsi singkat terkait informasi tambahan yang diminta.
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan informasi tambahan yang telah diinput.
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk menambahkan informasi tambahan lainnya sesuai dengan seluruh jenis informasi yang diminta dalam tabel Informasi Tambahan.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh informasi tambahan, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan konfirmasi pada submenu [Kirim].

Penjelasan Fitur: Halaman tahap akhir untuk mengkonfirmasi kelengkapan dan mengirimkan seluruh paket data permohonan ke portal AEO Indonesia Online.

• Tabel Ringkasan: Pastikan seluruh informasi yang tercantum tidak ada catatan merah dan sudah tercentang lengkap dengan ikon .
• Jika terdapat catatan merah, Klik pada catatan merah untuk melihat detail dan memperbaikinya.
• Jika seluruh informasi sudah centang hijau, akan muncul tombol Kirim klik tombol tersebut lalu isi formulir pengiriman untuk mengirimkan permohonan.
• Isikan tipe status, nomor dan tanggal surat, pesan berupa informasi terkait permohonan, dan upload surat jika diperlukan.
• Klik tombol Kirim untuk menyelesaikan proses pengiriman permohonan AEO Anda.
• Petugas Bea dan Cukai akan memberikan feedback atau menerima permohonan Anda sesuai janji layanan yang tercantum dalam submenu "Kirim" ini (SLA Validator).
• *Pasca Pengajuan. Pastikan untuk selalu memantau notifikasi pada pojok kanan atas portal AEO ini secara berkala untuk mengetahui update status permohonan Anda.

Penjelasan Fitur: Tab ini memungkinkan Anda untuk memilih jenis perubahan yang diajukan.

• Jenis Perubahan: Pilih jenis perubahan yang sesuai dari daftar yang tersedia antara lain:
  • Alamat (Penambahan, Pengurangan, Perubahan). Pengisian formulir alamat sesuai panduan berikut [Panduan Alamat]
  • Jenis Operator (Penambahan, Pengurangan, Perubahan). Pengisian formulir jenis operator sesuai panduan berikut [Panduan Jenis Operator]
  • Perubahan Nama Perusahaan. Input nama perusahaan baru anda.
  • Perubahan Lainnya (Jelaskan, misalnya: Perubahan AEO Manager)
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan jenis perubahan yang telah diinput.
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk menambahkan jenis perubahan lainnya jika diperlukan.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh jenis perubahan, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Dokumen Permohonan].

Penjelasan Fitur: Tab ini digunakan untuk mengunggah dokumen yang diperlukan dalam proses permohonan perubahan.

• Klik tombol + Tambahkan Dokumen untuk menambahkan dokumen yang diperlukan untuk mengajukan perubahan.
• Surat Permohonan Perubahan: Unggah surat permohonan resmi terkait perubahan yang telah diinput dalam Tab Jenis Perubahan.
• Bukti Pendukung: Unggah dokumen pendukung yang relevan dengan perubahan yang diajukan, misalnya: Akta Perubahan dari Notaris, Kontrak Sewa, dll.
• Prosedur Terkait: Unggah dokumen yang mendukung prosedur atau regulasi terkait perubahan yang diajukan, misalnya: SOP terkait pengelolaan barang (pembongkara, penyimpanan, pemuatan), SOP terkait keamanan di lokasi, Peraturan Perusahaan, dll.
• Klik tombol Tambah untuk menyimpan dokumen yang telah diinput.
• Anda dapat mengulangi proses ini untuk menambahkan dokumen lainnya sesuai kebutuhan.
• Langkah Selanjutnya: Setelah selesai menambahkan seluruh dokumen, klik tombol Selanjutnya di bagian pojok kanan bawah untuk melanjutkan pengisian [Kirim].

Penjelasan Fitur: Tab ini digunakan untuk mengirimkan permohonan perubahan yang telah selesai diisi.

• Tabel Ringkasan: Pastikan seluruh informasi yang tercantum tidak ada catatan merah dan sudah tercentang lengkap dengan ikon .
• Jika terdapat catatan merah, lengkapi informasi yang belum lengkap pada Tab terkait.
• Jika seluruh informasi sudah centang hijau, akan muncul tombol Kirim klik tombol tersebut lalu isi formulir pengiriman untuk mengirimkan permohonan.
• Isikan tipe status, nomor dan tanggal surat, pesan berupa informasi terkait permohonan, dan upload surat jika diperlukan.
• Klik tombol Kirim untuk menyelesaikan proses pengiriman permohonan AEO Anda.
• Petugas Bea dan Cukai akan memberikan feedback atau menerima permohonan Anda sesuai janji layanan yang tercantum dalam submenu "Kirim" ini (SLA Validator).
• *Pasca Pengajuan. Pastikan untuk selalu memantau notifikasi pada pojok kanan atas portal AEO ini secara berkala untuk mengetahui update status permohonan perubahan AEO Anda.