KETENTUAN PEMENUHAN KONDISI DAN PERSYARATAN OPERATOR EKONOMI BERSERTIFIKAT (AUTHORIZED ECONOMIC OPERATOR)

1. Kepatuhan Terhadap Ketentuan Peraturan Perundang-Undangan di Bidang Kepabeanan dan Ketentuan Peraturan Perundang-Undangan Terkait

a. Memiliki reputasi kepatuhan yang baik terhadap peraturan kepabeanan dan/atau cukai dalam jangka waktu 2 (dua) tahun terakhir, termasuk didalamnya tidak pernah menyalahgunakan fasilitas di bidang kepabeanan dan/atau cukai;

b. Tidak mempunyai tunggakan kewajiban kepabeanan dan/atau cukai yang sudah jatuh tempo;

c. Merancang dan menerapkan standar prosedur operasional, serta monitoring dan evaluasi yang mendukung pelaksanaan kepatuhan terhadap peraturan kepabeanan, cukai dan/atau peraturan lain Kementerian/Lembaga yang terkait, termasuk perizinan atas kegiatan impor-ekspor.

2. Sistem Pengelolaan Data Perdagangan

a. Memiliki dan memelihara sistem pencatatan yang akurat, lengkap dan dapat dilakukan verifikasi, serta memungkinkan bagi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai untuk melakukan pemeriksaan dan pelacakan terhadap data pergerakan kargo impor dan ekspor (traceable);

b. Menerapkan sistem informasi dan teknologi yang mampu mencegah dan mendeteksi adanya akses/intervensi ilegal dari pihak yang tidak memiliki otoritas (secure);

c. Merancang sistem pencatatan yang dapat memberikan akses penuh kepada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai untuk mendapatkan data-data pembukuan dan pergerakan/perpindahan barang dalam kegiatan ekspor dan impor yang diperlukan sesuai peraturan yang berlaku (accessible);

d. Memiliki sistem pengendalian internal yang baik.

3. Kemampuan Keuangan

a. Memiliki posisi keuangan yang memadai untuk memenuhi semua komitmen dan kewajiban keuangan sesuai karakter bidang usahanya;

b. Mendapatkan:

1) Opini wajar tanpa pengecualian (unqualified opinion); atau

2) Minimal opini wajar dengan pengecualian (qualified opinion) untuk industri/usaha kecil dan menengah,

berdasarkan laporan keuangan yang telah diaudit oleh akuntan publik selama kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir.

4. Sistem Konsultasi, Kerjasama, dan Komunikasi

a. Menunjuk manager yang menangani Operator Ekonomi Bersertifikat (AEO) yang diberikan kewenangan eksklusif terhadap akses-akses informasi tertentu Operator Ekonomi;

b. Memiliki mekanisme penginformasian secara khusus oleh Operator Ekonomi kepada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai tentang:

1) Adanya transaksi tidak wajar atau mencurigakan pada dokumentasi barang impor maupun ekspor, atau terkait permintaan-permintaan yang tidak normal oleh pihak tertentu pada suatu pengangkutan; dan/atau

2) Ditemukan ketidaksesuaian pada kargo (termasuk kargo ilegal, mencurigakan, atau tidak ditemukan), dan kargo tersebut harus diamankan dengan cara sebagaimana mestinya;

c. Melakukan konsultasi dan kerja sama dengan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dalam pembahasan internal tentang ketentuan kepabeanan atau keamanan barang bersama jaringan pemasoknya.

5. Sistem Pendidikan, Pelatihan, dan Kepedulian

a. Memiliki mekanisme pelatihan kepada pegawai terkait keamanan rantai pasok pergerakan barang, mekanisme identifikasi potensi ancaman internal terhadap keamanan rantai pasok pergerakan barang, mekanisme identifikasi penyimpangan atas suatu kebijakan, dan tindakan-tindakan penanganan yang harus dilakukan atas kejadian tersebut. Terkait dengan hal ini adalah penyiapan materi pelatihan, penyediaan narasumber ahli dan dokumentasi atas metode pelatihan dan penyelenggaraan pelatihan tersebut; dan/atau

b. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan yang dapat menumbuhkan kepedulian pegawai terhadap keamanan barang, menjaga integritas kargo, mengenali potensi ancaman internal terhadap keamanan dan melindungi kontrol akses, kemampuan untuk mengidentifikasi ketidakwajaran atau munculnya suatu ancaman, dan analisis tindakan yang harus dilakukan oleh Operator Ekonomi.

6. Sistem Pengelolaan Keamanan dan Keselamatan

a. Pertukaran Informasi, Akses, dan Kerahasiaan:

1) Memiliki dan mengembangkan penggunaan sistem teknologi informasi sebagai mekanisme pertukaran data dan informasi, sehingga informasi yang bersifat rahasia dapat dilindungi dari penyalahgunaan dan penggunaan secara tidak sah;

2) Memiliki prosedur yang menjamin keakuratan, perlindungan dan validasi semua data dan informasi tentang pengeluaran atau penerimaan barang serta cadangan sistem (back-up system) yang memadai untuk melindungi dan mencegah hilangnya informasi yang berkaitan dengan rantai pasok pergerakan barang;

3) Memiliki kebijakan untuk mendokumentasikan seluruh informasi dan prosedur keamanan dan/atau kontrol yang berhubungan dengan keamanan, seperti firewall, sandi (password), dan lain-lain, untuk melindungi sistem elektronik Operator Ekonomi dari akses yang tidak sah; dan/atau

4) Memiliki prosedur yang tepat untuk memastikan bahwa semua informasi yang digunakan dalam proses cargo clearance mudah dibaca dan dipahami, lengkap dan akurat serta terlindungi dari pengiriman, penghapusan atau penginputan atas informasi yang tidak benar;

b. Keamanan Kargo:

1) Memiliki, mengembangkan dan mempertahankan kebijakan keamanan atau panduan lainnya yang relevan dengan panduan keamanan yang dikeluarkan oleh World Customs Organization (WCO) untuk menjaga integritas kargo saat berada dalam pengawasan;

2) Menjamin kebenaran kargo (integrity of cargo) sebagai prioritas utama yang harus dipelihara dan harus dikendalikan, serta menetapkan prosedur rutin yang bertujuan demi pengamanan tersebut, baik selama di tempat penimbunan/area penyimpanan kargo, selama pengangkutan, saat pemuatan, atau kondisi barang saat dibongkar sehingga dapat mencegah orang yang tidak berhak untuk mendapatkan akses ke kargo atau orang yang berwenang untuk memanipulasi, memindahkan atau menangani kargo secara tidak benar;

3) Memiliki dan mengembangkan mekanisme dan sistem penyegelan, termasuk prosedur tertulis yang dikembangkan dan digunakan yang menetapkan bagaimana segel harus dikontrol dan dipasang pada alat angkut kargo dan/atau angkutan, sesuai dengan kriteria yang ditentukan serta memberikan otoritas kepada orang tertentu untuk melakukan penanganan yang berkaitan dengan penyegelan;

4) Memiliki prosedur untuk memeriksa struktur alat angkut. Jika sesuai dengan jenis alat angkut, proses pemeriksaan tujuh/delapan titik direkomendasikan:

a) Dinding depan;

b) Sisi kiri;

c) Sisi kanan;

d) Lantai;

e) Langit-langit/atap;

f) Pintu dalam/luar;

g) Luar/bagian bawah; dan

h) Fan housing pada kontainer berpendingin;

5) Prosedur keamanan dan pengawasan untuk memastikan bahwa bagi orang yang tidak berwenang tidak mudah untuk mendapatkan akses ke kargo atau bagi orang yang berwenang untuk dapat memanipulasi, memindahkan atau menangani kargo dengan tidak semestinya;

6) Melakukan verifikasi atas identitas pengangkut yang keluar/masuk di tempat proses bisnis dilakukan, dan membuat tindak lanjut apabila identitas pengangkut tidak dapat terverifikasi; dan/atau

7) Apabila memungkinkan, membandingkan kargo dengan deskripsi pada dokumen atau informasi elektronik yang diserahkan ke Direktorat Jenderal Bea dan Cukai;

c. Keamanan Pergerakan Barang:

1) Memiliki prosedur untuk memastikan bahwa semua alat angkut yang digunakan untuk melakukan pengangkutan kargo dalam rantai pasokan telah memenuhi unsur keamanan;

2) Memiliki prosedur untuk memastikan bahwa pengangkut yang digunakan untuk transportasi kargo telah diberikan pelatihan untuk menjaga keamanan dan keutuhan alat angkut dan kargo setiap saat, sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawab yang diberikan oleh Operator Ekonomi;

3) Pengangkut yang ditunjuk oleh Operator Ekonomi harus memiliki dan mengembangkan sistem pelaporan dan pencatatan atas setiap kejadian yang dianggap mencurigakan untuk disampaikan kepada petugas keamanan; dan/atau

4) Memiliki prosedur pemeriksaan ruangan/tempat yang potensial untuk menyembunyikan barang di sarana pengangkut dan melakukan pencatatan atas kegiatan tersebut;

d. Keamanan Lokasi:

1) Sesuai dengan proses bisnis dan analisis risikonya, menerapkan langkah-langkah dan prosedur keamanan untuk mengamankan bangunan, termasuk memantau dan mengontrol perimeter luar dan dalam dan melarang akses tidak sah ke fasilitas, alat angkut, area pemuatan (loading dock), dan area kargo, yang dapat mempengaruhi keamanan atas tanggung jawabnya dalam rantai pasok. Jika kontrol akses tidak memungkinkan, peningkatan tindakan pencegahan dalam aspek keamanan lainnya mungkin diperlukan. Berdasarkan analisis risiko, keamanan lokasi harus mencakup hal-hal sebagai berikut:

a) Bangunan harus dibangun dari bahan yang tahan terhadap masuknya pihak yang melanggar hukum;

b) Integritas struktur bangunan harus dijaga dengan pemeriksaan dan perbaikan berkala;

c) Semua jendela, gerbang, dan pagar eksternal dan internal harus diamankan dengan perangkat pengunci atau tindakan pemantauan atau pengendalian akses alternatif;

d) Manajemen perusahaan atau petugas keamanan harus mengontrol semua kunci;

e) Pencahayaan yang memadai harus disediakan di dalam dan di luar bangunan termasuk area berikut: pintu masuk dan keluar, area penanganan dan penyimpanan kargo, pagar pembatas, dan area parkir;

f) Gerbang kendaraan dan/atau orang untuk masuk atau keluar harus dijaga, dipantau, atau diawasi dengan mekanisme lainnya. Operator Ekonomi harus memastikan bahwa kendaraan yang memerlukan akses ke area terbatas berada di area parkir yang telah ditetapkan dan diawasi, termasuk nomor plat kendaraan juga telah dicatat;

g) Hanya orang (termasuk tamu dan vendor) yang telah teridentifikasi dan terotorisasi serta kendaraan dan barang yang teridentifikasi dengan benar, yang diizinkan untuk masuk ke area perusahaan. Atas identifikasi terhadap orang, Perusahaan memiliki prosedur mengidentifikasi, merekam, dan menangani orang yang tidak berwenang/tidak teridentifikasi;

h) Memiliki perimeter yang layak serta batasan lokasi yang jelas;

i) Memiliki mekanisme pembatasan akses ke area penyimpanan dokumen atau kargo dan prosedur penanganan orang yang tidak berwenang atau tidak dikenal;

j) Memiliki sistem keamanan yang sesuai, seperti alarm pencurian, CCTV dan/atau sistem kontrol akses; dan/atau

k) Area terbatas harus teridentifikasi dengan jelas; dan/atau

2) Dalam hal diperlukan, Operator Ekonomi memberikan akses sistem pemantauan keamanan yang digunakan untuk keamanan lokasi kepada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai;

e. Keamanan Pegawai:

1) Melakukan tindakan pencegahan ketika melakukan perekrutan pegawai baru untuk memverifikasi bahwa mereka sebelumnya tidak dihukum karena alasan keamanan dan tindak pidana;

2) Memiliki prosedur untuk melakukan pengecekan secara berkala terhadap latar belakang dan perilaku pegawai, terutama bagi pegawai yang ditempatkan di posisi yang rawan seperti pemrosesan dokumen, penerimaan, pemrosesan dan penyimpanan kargo;

3) Memiliki prosedur untuk melakukan penghapusan seluruh data dan informasi dan penghapusan otorisasi atas akses di perusahaan untuk pegawai yang telah berhenti dari perusahaan; dan/atau

4) Memiliki prosedur pengidentifikasian pegawai di area perusahaan, misalnya membawa identitas resmi yang diterbitkan Perusahaan;

f. Keamanan Mitra Dagang:

1) Ketika memasuki negosiasi kontrak dengan mitra dagang, mendorong mitra dagang tersebut untuk menilai dan meningkatkan keamanan rantai pasok dan model bisnisnya, serta memasukkan pernyataan tersebut dalam kontrak. Selain itu, Operator Ekonomi harus menyimpan dokumentasi yang mendukung aspek ini untuk menunjukkan upayanya guna memastikan bahwa mitra dagangnya memenuhi persyaratan untuk kemudian informasi ini disampaikan kepada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai jika diminta;

2) Mengkaji informasi dagang yang relevan yang terkait dengan mitra dagang sebelum Operator Ekonomi memulai hubungan kerja sama dengan mitra dagang tersebut; dan

3) Melakukan penilaian atas kondisi dan persyaratan AEO yang relevan terhadap mitra dagangnya untuk mendorong peningkatan kepatuhan dan keamanan atas rantai pasok perdagangan;

g. Manajemen Krisis dan Pemulihan Insiden:

Memiliki prosedur terkait dengan manajemen krisis dan pemulihan insiden yang mencakup perencanaan awal serta pembentukan proses penanganan kejadian luar biasa. Kriteria ini mencakup mengembangkan dan mendokumentasikan rencana kontingensi atas keadaan keamanan darurat serta bencana dan pemulihan atas insiden teroris, jika diperlukan dapat bekerja sama dengan instansi yang berwenang, termasuk pelatihan secara berkala bagi karyawan dan pengujian atas rencana kontingensi darurat.

7. Sistem Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan

a. Secara berkala melakukan penilaian risiko keamanan dalam kegiatan operasionalnya dan mengambil tindakan yang tepat untuk memitigasi risiko tersebut;

b. Membuat prosedur dan melakukan audit internal secara berkala; dan

c. Audit Internal dan pihak-pihak yang bertanggung jawab didokumentasikan secara lengkap, termasuk review atas hasil penilaian, umpan balik dari pihak manajemen, dan rekomendasi yang direncanakan untuk ditingkatkan ke depan dalam rangka memastikan keberlangsungan pemenuhan kondisi dan persyaratan AEO.